A cosa serve una buona gestione della contabilità? Oltre ad essere un aspetto amministrativo molto importante, da curare con attenzione per soddisfare tutti i requisiti di legge, la contabilità alberghiera è uno strumento molto utile per manager e investitori, permette di avere una visione chiara e completa delle finanze di un albergo e aiuta a prendere decisioni determinanti per l’impresa.

Qui di seguito andremo ad analizzare i diversi registri contabili per hotel, che cos’è un piano dei conti alberghiero e come funzionano le principali procedure contabili in hotel. 

Contabilità alberghiera: registri contabili e piano dei conti

I principali registri contabili, o libri mastri da tenere in albergo sono tre: registro degli ospiti, conto terzo e registro di gestione: 

• I registri degli ospiti hotel contengono tutte le transazioni che avvengono quotidianamente tra gli ospiti e la struttura;
  
  

• I registri conto terzi contengono all’interno le transazioni che avvengono con terze parti, come fornitori e clienti esterni;
  
  

• I registri di gestione sono documenti finanziari e amministrativi, utili per analizzare lo stato di salute della struttura alberghiera, possono essere compilati a cadenza bimensile o trimestrale.

Ci sono registri contabili specifici anche per hotel, ristoranti e servizi extra, appositamente pensati per ottenere dati più precisi utili per una perfetta valutazione delle performance.

Il piano dei conti

Il piano dei conti di un hotel è un documento contabile che include tendenzialmente dati finanziari quali l’utile, le spese, gli asset e l’equity (fonti di guadagno e valore dell’attività). Questo strumento è altamente personalizzabile e la sua configurazione dipende esclusivamente dalle caratteristiche di una struttura alberghiera, nonché dalle priorità del gestore.

Formazione e software contabilità

La contabilità di una struttura alberghiera funziona se è ben organizzata e in ordine, ciò significa saper tenere aggiornato il bilancio, saper predisporre i conti economici e apportare al momento giusto delle modifiche alle strategie di management. 

Il personale deve essere formato e deve saper utilizzare tutti gli strumenti contabili presenti all’interno della struttura, a partire dai software e hardware dedicati. L’ideale è creare un ufficio di contabilità all’interno dell’hotel e formare il personale con corsi avanzati o specialistici.

Un software contabile per hotel moderno e automatizzato semplifica notevolmente tutti i processi contabili e amministrativi che si svolgono all’interno di una struttura alberghiera, permette di risparmiare tempo e fornire dati precisi.

Sul mercato esistono tante tipologie di software per hotel, a partire da strumenti dedicati alla contabilità che aiutano gli albergatori a mantenere in ordine i conti e si integrano con altri software gestionali, fino a software pms all-in-one come Appho, che con un solo strumento ti permette di gestire sia l’aspetto gestionale della struttura che quello finanziario e amministrativo.

La contabilità alberghiera con Appho

Il software gestionale per hotel e strutture ricettive Appho include al suo interno un modulo appositamente pensato per la gestione della contabilità alberghiera. 

All’interno della sezione “Fatturazione e Corrispettivi” è possibile trovare tutti gli strumenti utili per la creazione, l’invio e la conservazione delle fatture elettroniche, un modulo touch dedicato per la vendita al banco e lo strumento che collega il software al registratore di cassa e permette di emettere scontrini fiscali in pochi secondi.

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