Come usare i dati del gestionale per aumentare prenotazioni e ricavi

Nel settore dell’ospitalità, ogni camera vuota è un’opportunità persa. Ma oggi è possibile prendere decisioni intelligenti per massimizzare la distribuzione delle camere, migliorare i profitti e offrire un servizio più efficiente. Non servono magie né grandi strutture: basta saper leggere i numeri giusti.

In questo articolo vedremo come utilizzare al meglio i dati di un PMS (Property Management System) per gestire con maggiore precisione tariffe, disponibilità e canali di vendita. Un approccio data-driven che sta già cambiando il modo in cui hotel, B&B e strutture ricettive affrontano la concorrenza online.

Perché i dati del PMS hotel sono così importanti

Un gestionale per hotel moderno raccoglie in automatico moltissime informazioni: tasso di occupazione, ricavo medio per camera (ADR), ricavo per camera disponibile (RevPAR), durata media dei soggiorni, provenienza degli ospiti e canale di prenotazione (OTA, sito diretto, ecc.).

Questi dati non servono solo alla contabilità: possono diventare strumenti di analisi strategica per prevedere l’andamento delle prenotazioni, capire quali canali funzionano meglio e in che periodo dell’anno è più facile vendere certe tipologie di camere. Avere queste informazioni significa comprendere meglio la domanda, i comportamenti dei clienti e le performance passate. Tutto ciò permette una gestione più reattiva ed efficace.

Prevedere la domanda e gestire i prezzi in modo dinamico

Il dynamic pricing, o tariffazione dinamica, consiste nell’adattare il prezzo delle camere in tempo reale in base alla domanda, alla stagionalità o a eventi locali.

Utilizzando i dati storici e quelli in tempo reale del gestionale, è possibile prevedere i picchi di richiesta e regolare le tariffe di conseguenza. Ad esempio, se in città si svolge una fiera o un concerto, la domanda può crescere improvvisamente: se i dati lo segnalano in anticipo, si può intervenire per aumentare i prezzi e massimizzare il guadagno.

Alcuni software aggiornano le tariffe automaticamente considerando occupazione, prezzi dei concorrenti e prossimi eventi. In pratica, si vende sempre al prezzo giusto per ogni momento.

Centralizzazione e corretto uso dei canali

Un sistema integrato (PMS + channel manager) evita errori come overbooking o discrepanze tra i canali (OTA, sito, GDS). Con dati centralizzati, basta una modifica per aggiornare tutti i canali in tempo reale, mantenendo coerenza e trasparenza.

Un unico hub dati evita overbooking e incongruenze tra canali ed è importante per:

• Evitare sovrapposizioni;
  

• Tenere traccia della disponibilità in tempo reale;

• Monitorare rate parity.

Segmentazione e offerte ad hoc

Dividere i clienti in segmenti (business, leisure, famiglia, ecc.) permette di creare offerte su misura. Ad esempio: pacchetti weekend per coppie o business express per chi viaggia per lavoro. Questo aumenta l’appeal delle offerte e migliora i tassi di conversione. 

Standardizzare i processi con data literacy

Non bastano i dati: bisogna saperli leggere. Le strutture migliori definiscono KPI (es. Occupancy, ADR, RevPAR), creano dashboard e fanno riunioni periodiche per valutare le performance. Questo rende la gestione più rigorosa e consapevole. 

Consigli pratici per la gestione di un hotel